¿Cómo reducir los costes de impresión en tu empresa?

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Frente al ámbito económico que vivimos, el orden en las compañías es: Achicar gastos.

De la misma en el hogar, en el momento en que el presupuesto comienza a ser configurado, empezamos a achicar los excesos. Es una enorme “fuga de dinero” en las compañías y, raramente, la mayor parte de las ocasiones pasa inadvertida, es el impresión.

Como ha dicho el padre de la administración actualizada, Peter Drucker: lo que no se mide no se administra.

Entonces, si la compañía no posee control sobre cuánto se está imprimiendo y cuánto representa esto en sus gastos por mes, probablemente tengamos un enorme desperdicio de elementos y una enorme ocasión de optimización y reducción de costes.

Pero, ¿de qué manera supervisar las impresiones para achicar costos?

Últimamente pasé por esta situación en la compañía para la que trabajo y me brindaron la misión de achicar los gastos de impresión.

Imagine la próxima situación en su compañía: tienes un parque con 40 impresoras, la mayor parte son viejas y desarrollan muchas llamadas a TI, aparte de cuidado periódico por la parte del distribuidor para arreglar piezas de recambios. Impresoras pequeñas destinadas a un campo con varios clientes, siendo usadas al máximo de su aptitud, imprimiendo 15 mil páginas/mes. Otros ámbitos con impresoras multifuncionales robustas, poco usadas con 2 mil páginas/mes. Aparte de conocer que la proporción de páginas impresas en el mes superó las 200 mil.

Este fue el ámbito que hallé al conocer cada ámbito de la compañía para mapear la situación del parque de impresoras. Una vez compendiados estos datos, el próximo paso fue acrecentar el número de impresiones de cada impresora. Este apunte lo conseguí basado en los reportes de los contadores físicos de las imprentas de los últimos meses. Pude detectar las impresoras que imprimían mucho más, las que estaban infrautilizadas y las que tenían la mayor proporción de llamadas accidentes para TI.

El tercer paso fue realizar una investigación de los campos de la compañía, el número de individuos en cada uno de ellos, las pretensiones de impresión a color, los ámbitos que precisaban mucho más de un equipo y los ámbitos que podían comunicar equipos con otros ámbitos.

El cuarto paso fue determinar, según las pretensiones identificadas, el más destacable género de equipamiento para cada ámbito. Con el estudio, limpié el patio de recreo 40 para 25 impresoras.

Entonces, con mi parque mapeado y mis pretensiones planteadas, dividí mi enorme plan en 3 acciones:

Plan de acción 1: subcontratación de impresión

Elegimos por externalizar el servicio de impresión. El outsourcing de impresión es muy provechoso para un enorme volumen de equipos, puesto que tenemos garantías de cuidado inmediato, reposición de equipos, respaldo de equipos para reposición y demás comodidades que conforman el contrato de servicio. Con impresoras propias, nos encontramos “en manos” de la asistencia técnica, que no posee exactamente el mismo deber de tiempo de servicio (SLA).

Es primordial cotizar con por lo menos 3 distribuidores distintas para tener un concepto de los costos que cobran.

Plan de acción 2: empleo del programa de administración de impresión y emisión de billetes.

A fin de que pudiésemos llevar un control efectivo sobre las impresiones, precisábamos un programa para dirigir esto de forma eficaz.

el software de Administración de impresión y emisión de billetes deja el rastreo de todas y cada una de las impresiones de la compañía, sabiendo quién efectuó la impresión, cuándo, exactamente en qué equipo y qué se imprimió.

El día de hoy disponemos una multitud de programa de administración de impresión en el mercado, introduciendo libre, cada uno de ellos proporciona aproximadamente opciones de control. Antes de incorporarte a uno de estos programa para tu compañía, tienes que saber qué deseas supervisar y también investigar qué da cada uno de ellos para no confundirte en la decisión y terminar pagando mucho más por menos.

Ahora enumero las ventajas que da un óptimo programa de Administración de Impresión y Ticketing:

  • remover restos con el pool de impresión, donde las impresiones se retienen en el servidor y unicamente se dejan libre en el momento en que el usuario que envió la impresión la libera (retención de impresiones para eludir impresiones olvidadas y/o superfluas);
  • Portal de administración con plataforma de trabajo web a fin de que la compañía acompañarpor medio de reportes, el volumen parcial ahora impreso de cada ámbito/equipo/usuario;
  • Cero existencias en la compañía, puesto que el programa advierte del consumo de la impresora y también señala cuánto es al instante de obtener un nuevo cartucho/tóner, tal como el tiempo de cambio/cuidado de piezas;
  • Estandarización estilo de impresión (configuración ya establecida de las características de impresión). Es viable, a través del programa, que todas y cada una de las impresoras del parque estén predefinidas con configuraciones de impresión económicas, por poner un ejemplo:
    • Frente y detrás
    • en blanco y negro
    • Consistencia de impresión media o baja (vida prolongada del tóner y del cartucho)
    • Modo de ahorro de energía habilitado
  • Contribuir a fomentar la utilización responsable de las impresiones con el informe del número de páginas impresas por cada usuario. Todas y cada una de las impresoras y clientes van a tener una contraseña para dejar en libertad la impresión y enseñar el valor de esa impresión;
  • Controle la configuración por usuario, departamento, por dispositivo, lleve a cabo el prorrateo de costes por cada departamento y mucho más distintas configuraciones probables según las pretensiones de su compañía;
  • Auditoría del contenido que se imprimió: puede ver el contenido del fichero que se imprimió.
  • Impresoras mucho más utilizadas – puede resituar impresoras que no imprimen bastante a otros departamentos que denuncian mucho más. Supervisión de activos de impresión;
  • Oportunidad de limitar el volumen de impresión de clientes (Cuotas);
  • transladar los costes imprenta para los que imprimen (departamentos);

La mayor parte de los contratos de outsourcing ahora proponen programa de administración y ticketing en el bulto de servicios, pero tienes que valorar si el programa brindado cubre tus pretensiones, en tanto que no todos tienen todas y cada una estas peculiaridades juntas.

Plan de Acción 3: Reducción de Costes con Sostenibilidad

Escogido mi distribuidor y mi programa de Administración de Impresión y Ticketing, precisos para educar a los usados de la compañía para achicar la utilización de papel.

En grupo con las acciones de TI para achicar gastos, entré en la una parte de Sustentabilidad. Solicité acompañamiento al área de Comunicación para efectuar campañas de sensibilización didáctica interna.

Aquí existen algunos ejemplos que asistieron a hacer conciencia entre los individuos:

  • Campaña corporativa periódica con correos electrónicos informativos sobre sostenibilidad y buenas prácticas;
  • Atractivo a:
    • Reutilización de papel impreso a una cara para bocetos y cuadernos;
    • Comprobar el artículo en la PC;
    • Evite los espacios en blanco insignificantes en los contenidos escritos y también imprima solo lo rigurosamente preciso;
    • Escanear documentos en vez de imprimir;
    • Empleo de e-mail y herramientas de trueque de ficheros empresariales para poner predisposición documentos de interés general
  • Reciclaje de papel
  • Empleo de «Estado» visual en impresoras con información sobre la proporción de equipos impresos y la proporción de páginas impresas x árboles sacrificados
  • Ponemos una trituradora de papel en los suelos para mandarlo a la obtenida de reciclaje

Tras llevar a cabo estas acciones, con control efectivo y medición de desenlaces a lo largo de 3 meses, redujimos los costes de impresión en un 40%.

Como puede ver, no se realizó magia. Solo una aceptable planificación y organización de ocupaciones usando el información que se encontraba libre, no obstante, no estaban estructurados. Y evidentemente, sin patrocinio de la alta dirección de la compañíano sería viable cortar elementos de las áreas y acrecentar el control sobre sus ocupaciones.

¿Y en tu compañía? ¿Sabes de qué forma son los costes de impresión? ¡Ponte manos a la obra y buena suerte!

Tommy Banks
Estaremos encantados de escuchar lo que piensas

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