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No seas rehén de tus correos electrónicos

De los mejores elementos de comunicación corporativa nunca inventados es, indudablemente, el mail. Nos deja estar en contacto con casi todo el planeta, desde particulares, compañías, servicios y evidentemente, con tus compañeros de trabajo.

Esta característica nos deja involucrar a múltiples personas simultáneamente para solucionar un inconveniente, con todas y cada una de las respuestas registradas a fin de que las rastree después. Verdaderamente es una mano en el volante.

El inconveniente empieza en el momento en que la multitud desea solucionar todos y cada uno de los inconvenientes por mail. Las cosas que podrían resolverse con una fácil llamada telefónica o una charla frente a frente se postergan por la tranquilidad del e-mail. La multitud se siente atraída por este recurso exactamente de ahí que: dejarlo para mucho más adelante. Como poseemos trazabilidad, poseemos la falsa sensación de que tenemos la posibilidad de postergar las tareas pues no las vamos a olvidar, están en el cuadro de mensaje.

En una enorme empresa, donde la civilización es solucionar todo virtualmente, el fluído de correos puede ser absurdo. El día de hoy trabajo en una organización parcialmente pequeña y ahora tengo colegas que tienen hasta 1000 mails sin leer en su bandeja de entrada. Pasan una gran parte del día leyendo y respondiendo mails, al paso que otras tareas mucho más esenciales acaban quedando para después.

resultado de esto: Eficacia dañada, retrasos y mucha frustración.

Bueno, estuve en esta situación meses atrás hasta el momento en que hallé ciertas elecciones que me sirvieron, conque me agradaría compartirlas con ustedes. Es posible que a mí no me ande precisamente como a mí, pero pienso que por lo menos puede servirte de inspiración a fin de que halles la mejor forma de arreglar esto en tu rutina.

El paso inicial era adoptar la ideología de la bandeja de entrada cero. Esta filosofía fue construída por Merlín Mann, principal creador y escritor del blog 43 Carpetitas. La iniciativa general es que mantengas tu bandeja de entrada prácticamente a cero y pases el menor tiempo viable en ella. Para esto, ofrece que:

  • Te sostienes distanciado de los correos. No prosigas entrando a tu bandeja de entrada cada 2 minutos. Reserva instantes concretos para ello en tu día.
  • Adopte los principios de delegar, remover, contestar, realizar o diferir en sus correos.
  • Responda inmediatamente a los mensajes que se tienen la posibilidad de contestar en 2 minutos o menos (regla tomada de la filosofía Getting Things Done construída por David Allen).

Conque tomé instantes concretos del día para leer y contestar a los e-mails. Comencé con múltiples instantes, unos seis o siete, y fui disminuyendo según la agilidad con la que me habituaba a este nuevo desarrollo. El día de hoy me esfuerzo por limitarme a tres instantes. Además de esto, desactivé las alertas por mail en mi PC y en mi móvil. Las alertas son tentadoras y dan la sensación de que todo debe ser inmediato. Debes alejarte de ese sentimiento para tener mucho más independencia.

el segundo paso, como afirma la filosofía, es siempre y en todo momento tener alguna acción para un e-mail. Para lograr procesar mails sin perder la trazabilidad, adopté 2 herramientas: Trello y Todoist. No voy a entrar en datos enseñando su empleo, pero para resumir, los empleo para 2 cosas: Coordinación de ocupaciones y lista de tareas personales, respectivamente. Desarrollo todos los correos y para esos que necesitan rastreo, registro en entre las herramientas. Los dos son gratis.

el tercer paso adoptar la filosofía fue empezar a contestar inmediatamente a los mensajes que se tienen la posibilidad de contestar en 2 minutos o menos. Tenía la horrible práctica de abrir exactamente el mismo e-mail un par de veces o mucho más. Leí el correo para contextualizarme y me persuadí de dejarlo ahí y después contestar. El inconveniente fue que entonces debí dedicar tiempo de nuevo a releer, contextualizarme de nuevo, tomar acción y solo entonces contestar. Fue un enorme desperdicio.

Aparte de adoptar la filosofía y las herramientas de la bandeja de entrada cero, empecé a cambiar ciertos hábitos que asimismo se interponían en mi sendero. Aquí en el trabajo, el mail se emplea para solucionar el 90% de los inconvenientes. Para achicar esto, empecé a charlar mucho más con la multitud. En el momento en que es imposible en persona, lo hago por teléfono o con herramientas de comunicación activa como Slack. Esto redujo en buena medida el trueque de correos insignificantes.

En estos días todavía no estoy absolutamente libre de la bandeja de entrada, pero por el momento no me siento como un ciervo de ella. Tengo control sobre el tiempo que dedico a esto y puedo dirigir mejor mis tareas y obligaciones expertos y personales.

Además de esto, es gratificante ver el buzón vacío =)

Tommy Banks
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