A la hora de eliminar correos electrónicos, existen dos opciones que tienen casi todos los servicios: “Archivar” y “Eliminar”. Para algunos usuarios de Gmail, esto es un poco confuso porque hay dos opciones que en realidad son muy similares. Pero después de todo, ¿cuál es la diferencia entre archivar o eliminar un correo electrónico en Gmail y cuál debes usar?
Gmail: ¿es mejor archivar o eliminar un correo electrónico?
Tanto archivar como eliminar correos electrónicos los eliminará de su bandeja de entrada. Sin embargo, ahí es donde las similitudes terminan. Saber la diferencia entre los dos podría ahorrarle algunos problemas.
¿Qué sucede cuando «archivas» un correo electrónico?
La función de archivo en los servicios de correo electrónico es esencialmente un borrado suave. Esto elimina el correo electrónico de su bandeja de entrada y la vista. Es decir, parece que borraste el correo electrónico. Pero en realidad no desapareció para siempre.
Los correos electrónicos archivados generalmente se colocan en una carpeta especial «Archivo». Sin embargo en el caso de Gmail no van a una carpeta especial, sino que son visibles cuando cambiamos a la opción “Todos los correos”. Los correos electrónicos archivados también aparecen en los resultados de búsqueda.
Si piensa en el correo físico, la función de archivo es como meter una pieza de correo en un cajón. Ya no lo vemos pero sigue ahí si lo necesitamos.
¿Qué sucede cuando eliminas un correo electrónico?
Eliminar un correo electrónico es una característica algo permanente. Cuando elimina un correo electrónico, normalmente se mueve a la carpeta «Correo electrónico no deseado». Ahí es donde permanecerá durante 30 días, después de lo cual se eliminará de forma permanente.
Los correos electrónicos que se han eliminado no aparecen en «Todos los correos electrónicos» y no puede encontrarlos con la búsqueda. Sin embargo, tienes 30 días para cambiar de opinión. Si eso no sucede, nunca los volverás a ver.
Para volver a utilizar el ejemplo del correo físico, eliminar es como tirar el correo a la papelera. Puede tomar algunos días para recuperarse. Pero después de que se lo llevan, desaparece para siempre.
¿Qué debes usar?
Con esta configuración en mente, es posible que estés pensando que no hay motivo para eliminar por completo un correo electrónico. Bueno, eso podría ser cierto… si está dispuesto a pagar por el almacenamiento. Es solo que los días de almacenamiento gratuito ilimitado para las cuentas de Gmail han terminado.
Por qué debería eliminar los correos electrónicos en lugar de archivarlos
En 2013, Google fusionó todos los datos de la cuenta y limitó el plan gratuito a 15 GB. Su bandeja de entrada de Gmail, Google Drive y Google Photos cuentan para este espacio. Esto significa que los correos electrónicos archivados cuentan para esto.
Por lo tanto, es una buena práctica eliminar cualquier correo electrónico que quizás nunca vuelva a necesitar.
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