Todo sobre Zoom, la herramienta para hacer videoconferencias

Hoy en día todas las empresas, negocios y hasta instituciones educativas tendrían que estar usando Zoom. Esta herramienta es ideal y sumamente recomendada para llevar a cabo videollamadas y reuniones con otras personas de forma remota, ya sea desde tu propio trabajo o desde tu casa.

Zoom fue desarrollada por la compañía Zoom Video Communications, erigiéndose en 2011 como una nueva plataforma que brinda diferentes planes a empresas e instituciones educativas con el fin de que tengan acceso a reunir hasta a 100 personas en una sala de conferencias de forma gratuita.

Si bien en el plan gratuito se pueden hacer reunicones individuales sin límites, hay restricciones en la cantidad de gigabytes que se pueden grabar. Pero si se elige alguno de los planes de pago, hay algunas ventajas como webinars y la posibilidad de hacer transcripciones de las reuniones.

Zoom se puede usar en diversas plataformas como Windows, MacOS, iOS, Android, Linux y BlackBerry. Para acceder a la cuenta lo puedes hacer usando los datos de acceso de una cuenta de Facebook, Google o correo electrónico. También es posible utilizar el Inicio de Sesión Único (SSO) de tu empresa, si fuera tu caso.

Precios y características de Zoom

Hay cuatro planes distintos a los que se puede acceder a esta app para videollamadas. Todo dependerá, en términos generales, al uso que se le quiera dar, ya sea para uso personal o para un negocio. En este último caso, esto estará sujeto al tamño de la empresa. Y por último, un punto muy importante será el presupuesto del que se disponga.

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Los cuatro niveles se llaman Basic, Pro, Business y Enterprise, y dado que no está exactamente claro, sólo por los nombres, cómo se diferencian entre sí, vamos a repasar las características únicas – o la falta de ellas – que cada uno de estos planes ofrece.

Complementando estos cuatro planes de suscripción, Zoom tiene dos soluciones basadas en software diseñadas para salas de conferencias en particular. También vende un paquete de seminarios web en vídeo, y un puñado de complementos que pueden añadirse a cualquiera de sus planes de precios estándar.

Para empezar, Zoom Basic es el más asequible de los cuatro planes de reuniones principales de la empresa. Es asequible porque no cuesta nada. Es completamente gratis. Zoom Basic permite a tu compañía organizar una conferencia con hasta 100 participantes durante 40 minutos en reuniones de grupo. Las reuniones individuales, por otro lado, son gratuitas con Zoom Basic, y puedes organizar un número ilimitado de reuniones totales sin pagar nada.

Con Zoom Basic, obtienes la misma calidad de vídeo HD y de voz que los usuarios de pago, y también puedes compartir tu pantalla con los participantes mientras ellos comparten sus pantallas contigo.

Además, puedes grabar las reuniones y almacenarlas como archivos MP4 o M4A en tu ordenador. A mitad de la reunión, si quieres pasar a grupos más pequeños e íntimos para discutir, hay una función de salas de descanso que sirve para ese propósito. Y, como mencionamos anteriormente, la pizarra virtual colaborativa está aquí en plena vigencia con el servicio de Zoom Basic de precio nominal.

Zoom Basic está protegido por el sistema de encriptación Secure Socket Layer (SSL) y por el sistema de encriptación AES de 256 bits, solo para estar seguros.

Al subir al nivel Pro y algunas de las restricciones del plan Basic se levantan. En Zoom Pro, obtienes todo lo que viene con Zoom Basic y algo más. Aunque todavía estás limitado a 100 participantes, puedes comprar más participantes mediante el complemento de Zoom Large Meeting. Con eso, puedes comprar hasta 500 o hasta 1.000 participantes para cada una de tus reuniones. Además, los administradores pueden aprovechar un amplio conjunto de controles. La duración de las reuniones se puede aumentar hasta ser ilimitada. Zoom Pro cuesta 14,99 dólares al mes.

A partir de ahí, suponiendo que tengas un mínimo de 10 anfitriones, puede adquirir Zoom Business por 19,99 al mes. Con Zoom Business, por supuesto, obtienes todo lo que viene con Zoom Pro más soporte telefónico dedicado, una URL personalizada, la opción de implementación en las instalaciones, marca de la empresa, correos electrónicos personalizados y transcripciones de grabaciones en la nube.

Si eso no es suficiente, está Zoom Enterprise, que incluye todo lo de Zoom Business por el mismo precio pero permite 200 participantes y te proporciona un gerente de servicio al cliente dedicado, así como revisiones ejecutivas de negocios completas con análisis de adopción, seguimiento del retorno de la inversión y discusiones de la hoja de ruta del producto. Zoom Enterprise, sin embargo, requiere un mínimo de 50 anfitriones.

Cómo usar Zoom

Descarga Zoom para Android, iOS, macOS, Windows, BlackBerry o Linux.
Ingresa en tu cuenta Zoom (usando Facebook, Google o correo electrónico)
Puedes iniciar una nueva reunión o entrar en una reunión existente

Por defecto, aparece la guía «Iniciar», ya sea en la computadora o en la app para celular.

Desde allí, puedes:

Visualizar en qué tipo de cuenta has realizado login (Pro o Basic)
Hacer clic en «Iniciar sin vídeo» para compartir tu «escritorio» o «aplicación»”
Hacer clic en «Iniciar con vídeo» para iniciar una reunión con vídeo
Hacer clic en «Programar» para configurar una reunión futura
Hacer clic en «Entrar» para participar en una reunión que ya se ha iniciado
Hacer clic en «Compartir pantalla» para compartir tu pantalla en una Zoom Room, tecleando la clave para compartir o ID de la reunión.

Creando una reunión en Zoom

Al crear una reunión puedes invitar a gente de muchas maneras:

Correo electrónico
Agenda de contactos
Por link

La forma más fácil es por link, simplemente haz clic en «copiar URL» y envíalo por correo electrónico o WhatsApp. Toda reunión tiene una ID y puede que se solicite usar la contraseña de la reunión.

Como entrar en una reunión en Zoom

Para entrar en una reunión puedes utilizar el ID (de la reunión) o el nombre del link (de la reunión). Eso debe ser informado por la empresa o grupo del que formas parte.

Observa que hay dos IDs: tu ID personal de reunión (que puede ser usada para recibir invitaciones si tienes una cuenta en Zoom) y la ID de la reunión, que solo sirve para esa ocasión.

Programar reunión y compartir pantalla

La plataforma también permite programar reuniones y solo compartir la pantalla del ordenador (útil para hacer presentaciones o mostrar cosas en tu monitor).

El sistema también tiene salas de chat por texto que funcionan de la misma manera que un mensajero corporativo tradicional como Skype y Slack. Es una solución completa.

¿Qué puedes hacer en Zoom en las reuniones?

Invitar a más personas a participar por correo electrónico, IM, SMS o ID de la reunión

Compartir la pantalla de tu escritorio o una ventana de aplicación específica

Realizar conversaciones en grupo o en privado

Grabar tu reunión en vídeo

Gestionar participantes

Colocar el micrófono en los modos activar y desactivar sonido

Seleccionar opciones de audio (usar micrófonos externos)

Detener e iniciar tu vídeo

Definir configuraciones (ajustes técnicos)

Dejar o cerrar la reunión haciendo clic en un solo botón.

Opiniones Finales sobre Zoom

Cada minuto que pasamos viajando, o en algunos casos viajando a través de varios estados diferentes, a una reunión, es un minuto que de otra manera podría ser gastado produciendo trabajo para nuestros jefes de empleo.

Gracias al software de videoconferencia, transportar nuestros cuerpos físicos a un coloquio en persona es una preocupación del pasado. Ahora no sólo es posible llevar a cabo formación, entrevistas e informes trimestrales de resultados, sino que se fomenta en la mayoría de las empresas.

Los servicios de videoconferencia más avanzados llegan hasta el punto de permitir que los participantes colaboren juntos en una pizarra virtual. Y para asegurarse de que sus discusiones se mantengan en privado, necesita que se apliquen medidas de seguridad exhaustivas.

Entre los programas de videoconferencia que puede elegir está Zoom, una aplicación que ha tenido tanto éxito a lo largo de los años que ya está siendo utilizada por empresas de alto perfil como Pandora, Box, GoDaddy, Slack y Uber.

En resumen, la razón de su amplia popularidad es que Zoom ofrece video y audio de alta calidad a través de sus servidores de una manera fácil de usar que no le costará a su empresa una cantidad excesiva de dinero. Es asequible, versátil y sin duda preferible a muchas de las alternativas que vemos en el mercado hoy en día.

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Tobías Farjat

Apps para iOS, cine y comida tailandesa. Es todo lo que necesito para ser feliz. Estáis invitados a mi mundo de iOS y macOS.

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